13 Nguyên tắc thiết lập chương trình đánh giá nhân viên

1. Sử dụng công cụ đánh giá theo những mục đích cụ thể
Công cụ đánh giá nhân viên, giống như các công cụ khác, có thể rất hữu ích khi sử dụng đúng cách nhưng có thể là vô ích, ảnh hưởng xấu, hoặc không hợp pháp khi được sử dụng không thích hợp. Thông thường, việc hiểu sai nhu cầu đánh giá và lý do đánh giá là nguồn gốc chủ yếu gây ra tình trạng sử dụng sai lệch kết quả đánh giá. Nếu bạn chuẩn bị thực hiện một dự án đánh giá cho doanh nghiệp của bạn trước tiên bạn phải rõ ràng về những gì doanh nghiệp bạn muốn đạt được với chương trình đánh giá và chọn công cụ thích hợp để đạt được những mục tiêu đó.
Chiến lược đánh giá phải dựa trên sự hiểu biết về cả tính chất của quy trình tuyển dụng và đối tượng được đánh giá. Một khi bạn đã rõ ràng về mục đích đánh giá, bạn sẽ có thể lựa chọn tốt hơn những công cụ đánh giá thích hợp, và sử dụng chúng một cách hiệu quả. Chỉ sử dụng các phương pháp đánh giá thích hợp cho mục đích cụ thể của bạn.

2. Sử dụng các phương pháp tiếp cận mang tính toàn diện về con người để đánh giá

Một công cụ cụ đánh giá có thể cung cấp cho bạn thông tin quan trọng liên quan đến công việc của một cá nhân. Tuy nhiên, không có công cụ đánh giá nào là 100% đáng tin cậy và chính xác, tất cả đều có thể có sai sót, từ việc xác định những đặc tính của công việc cho đến dự đoán hiệu suất công việc. Hơn nữa, một công cụ đánh giá chỉ cung cấp cho bạn một cái nhìn hạn chế của trình độ của một người. Sử dụng nhiều công cụ để đo lường các kỹ năng, khả năng, và đặc điểm công việc khác có liên quan cung cấp cho bạn với một cơ sở vững chắc mà qua đó bạn có thể tự tin quyết định những vấn đề tuyển dụng quan trọng đồng thời giảm thiểu những tác động bất lợi.

3. Chỉ nên sử dụng những dụng cụ đánh giá khách quan và công bằng cho tất cả các đối tượng tham gia
Sử dụng bài đánh giá khách quan và công bằng sẽ giúp bạn chọn được một lực lượng lao động có trình độ và đa dạng. Việc quyết định dựa trên các bài đánh giá phiến diện có thể sẽ dẫn đến phân biệt đối xử không công bằng và thậm chí không hợp pháp đối với nhóm người tham gia có điểm thấp hơn. Bạn nên xem xét lại các bằng chứng liên quan đến sự công bằng của các công cụ đánh giá trước khi lựa chọn bằng cách kiểm tra sổ tay hướng dẫn và các phân tích thử nghiệm độc lập.

4. Chỉ sử dụng công cụ và quy trình đánh giá đáng tin cậy
Nếu một người được đánh giá lần thứ hai, liệu người đó sẽ nhận được một điểm số tương tự, hay một điểm số hoàn toàn khác? Một công cụ đáng tin cậy sẽ cung cấp kết quả chính xác và nhất quán. Để diễn giải chính xác ý nghĩa của các điểm số và ra các quyết định liên quan đến tuyển dụng và quản lý nhân sự một cách hiệu quả, bạn chỉ nên sử dụng những công cụ đáng tin cậy. Sổ tay hướng dẫn sẽ cung cấp một con số thống kê, được gọi là hệ số độ tin cậy, hệ số này thể hiện độ tin cậy của bài đánh giá. Hệ số độ tin cậy càng cao, bạn càng có thể tự tin rằng kết quả tổng hợp được là chính xác.

5. Chỉ nên sử dụng quy trình và công cụ đánh giá đã được chứng minh hợp lệ cho mục đích cụ thể mà chúng đang được sử dụng
Tính hợp lệ là vấn đề quan trọng nhất trong việc lựa chọn công cụ đánh giá. Tính hợp lệ đề cập đến (1) những đặc tính mà các công cụ đó đánh giá, và (2) độ hiệu quả của việc đánh giá. Tính hợp lệ không phải là một đặc tính sẵn có của các bản thân các công cụ đánh giá; nó liên quan đến cách mà người ta sử dụng chúng.

Tính hợp lệ của một bài đánh giá được xác định theo một mục đích cụ thể, vì tính hợp lệ có thể không có giá trị cho các mục đích khác nhau. Ví dụ, một bài đánh giá có giá trị dự đoán về “kiến thức công việc” của một ai đó, có thể không có giá trị dự đoán về “kỹ năng lãnh đạo.” Bạn phải chắc chắn rằng công cụ bạn đang dùng là phù hợp với mục đích mà nó được sử dụng. Lựa chọn một công cụ được quảng bá rộng rãi không không có nghĩa là bạn có thể yên tâm về điều đó. Một bản sổ tay hướng dẫn thường cung cấp một số liệu thống kê, đó là hệ số độ tin cậy thể hiện tính phù hợp của bài đánh giá đó cho một mục đích cụ thể theo hoàn cảnh cụ thể. Nó đo lường mức độ quan hệ giữa các kết quả bài đánh giá và kết quả công việc (sự liên quan đến công việc của các tiêu chí đánh giá).

6. Sử dụng công cụ đánh giá thích hợp cho đối tượng mục tiêu
Một công cụ đánh giá thường được phát triển để sử dụng với một nhóm cụ thể, nó có thể không hợp lệ cho các nhóm khác. Ví dụ, một bài đánh giá được thiết kế để dự đoán hiệu suất của các nhà quản lý có thể không có giá trị cho những nhân viên thư ký hành chánh. Các kỹ năng và khả năng cần thiết cho hai vị trí có thể khác nhau, hoặc mặt bằng trình độ yêu cầu cho bài đánh giá dành cho các nhà quản lý có thể không thích hợp cho các nhân viện thư ký hành chánh. Các bài đánh giá cần được bảo đảm độ thích hợp cho những cá nhân bạn muốn đánh giá, tức là đối tượng mục tiêu của bạn. Sổ tay hướng dẫn sẽ chỉ ra nhóm hoặc các nhóm mà bài đánh giá được thiết kế để đánh giá.

Đối tượng mục tiêu của bạn cần phải tương tự như các nhóm mà bài đánh giá đã được phát triển, hoặc được bản địa hóa. Khi xác định độ phù hợp của một công cụ cho nhóm mục tiêu của bạn, cần xem xét cả các yếu tố như mặt bằng trình độ, nền tảng văn hóa và rào cản ngôn ngữ.

7. Nên chọn sử dụng công cụ đánh giá với tài liệu dễ hiểu và toàn diện
Các sổ tay hướng dẫn về quản lý và diễn giải kết quả đánh giá có dễ hiểu hay không? Các thông tin có đầy đủ toàn diện để đánh giá sự phù hợp của công cụ cho các nhu cầu của bạn hay không? Cẩn thận đánh giá những tài liệu được cung cấp bởi nhà cung cấp bài đánh giá để đảm bảo rằng các công cụ bạn chọn đáp ứng đúng nhu cầu của bạn và cung cấp cho bạn những thông tin bạn cần. Nếu tài liệu hướng dẫn không dễ hiểu hoặc chưa hoàn tất, bạn đang có thể sẽ lựa chọn những công cụ không thích hợp.
Sổ tay hướng dẫn đánh giá nên cung cấp thông tin về quá trình phát triển và các đặc điểm đo nghiệm tâm lý của bài đánh giá. Sổ tay hướng dẫn nên bao gồm các chủ đề như quy trình ứng dụng, cách tính điểm và diễn giải, phương pháp sử dụng tối ưu của một công cụ, các nhóm đối tượng thích hợp, và các thử nghiệm bản địa hóa. Những hướng dẫn này cũng cần có những mô tả về các quy trình được sử dụng xác nhận sử dụng, và bằng chứng về tính hợp lệ, độ tin cậy, và sự công bằng

8. Đảm bảo rằng nhân viên quản trị dự đánh giá được đào tạo đầy đủ
Công cụ đánh giá phải được quản lý đúng cách để có được kết quả hợp lệ. Tham khảo ý kiến của đơn vị nghiên cứu và hướng dẫn về trình độ và đào tạo cần thiết cho người quản trị quá trình đánh giá. Những yêu cầu này sẽ thay đổi tùy theo tính chất và độ phức tạp của bài đánh giá. Chỉ có nhân viên thích hợp mới được lựa chọn. Quản trị viên cần có đủ thời gian để tìm hiểu trách nhiệm của họ và nên thực hành bằng cách đánh giá thử nhân viên khác trước tiến hành đánh giá ứng viên Một số nhà cung cấp bài đánh giá có thể tổ chức các buổi đào tạo về phương pháp quản lý quy trình đánh giá và diễn giải kết quả.
Người tổ chức đánh giá cũng cần được đào tạo để xử lý các tình huống đặc biệt nhạy cảm, ví dụ như việc xử lý yêu cầu chỗ ở vì lí do khuyết tật.

9. Đảm bảo rằng các điều kiện đánh giá là phù hợp cho tất cả các ứng viên
Có khá nhiều những yếu tố không liên quan có thể làm ảnh hưởng đến độ tin cậy và tính hợp lệ của một quy trình đánh giá. Ví dụ, tiếng ồn trong phòng làm bài đánh giá, ánh sáng kém, thời gian không chính xác và thiết bị đánh giá hư hỏng bất lợi có thể ảnh hưởng đến ứng viên. Nhà tổ chức nên đảm bảo rằng các môi trường đánh giá là phù hợp và thủ tục hành chính được thống nhất cho tất cả ứng viên.

10. Cung cấp môi trường hợp lý trong quá trình đánh giá cho người khuyết tật
Để đảm bảo rằng các cá nhân khuyết tật có cơ hội bình đẳng để chứng minh tiềm năng của họ, môi trường đặc biệt trong quá trình đánh giá là cần thiết. Môi trường hợp lý có thể bao gồm việc bảo đảm khả năng tiếp cận vật lý vào các trang web đánh giá, chỉnh sửa thiết bị đánh giá hoặc quá trình đánh giá, hoặc cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho ứng viên khuyết tật.Ví dụ, cập nhật một phiên bản chữ nổi của một bài kiểm tra, cho phép thêm thời gian để hoàn thành các kiểm tra, hoặc sắp xếp một nhân viên đọc nội dung khi thích hợp.
Điều quan trọng người tổ chức phải đảm bảo những thay đổi của môi trường không làm vô hiệu các kết quả đánh giá. Nếu việc thay đổi môi trường cho quy trình đánh giá không thể được thực hiện, cần xem xét đánh giá các chiến lược thay thế.

11. Duy trì tính bảo mật của công cụ đánh giá
Tất cả các tài liệu được sử dụng trong quá trình đánh giá, cho dù giấy và bút chì hoặc trên máy tính phải được bảo mật. Thiếu bảo mật có thể dẫn đến một số thí sinh có quyền truy cập vào câu hỏi của bài đánh giá trước, do đó làm mất giá trị các kết quả của họ.

Để ngăn chặn điều này, người sử dụng bài đánh giá nên làm những động tác như giữ tài liệu đánh giá trong phòng hoặc tủ khóa kín và giới hạn quyền sử dụng tài liệu đối với các nhân viên tham gia vào quá trình đánh giá. Tính bảo mật cũng là trách nhiệm của các nhà cung cấp bài đánh giá Tính bảo mật của đơn vị phát triển bài đánh giá có thể bị giảm theo thời gian. Để bảo vệ độ bảo mật, đơn vị phát triển bài đánh giá cần giới thiệu hình thức đánh giá mới một cách có định kì.

12. Duy trì tính bảo mật của kết quả đánh giá
Kết quả đánh giá kết quả mang tính cá nhân rất cao. Doanh nghiệp sử dụng phải tôn trọng quyền được bảo mật thông tin của ứng viên. Kết quả đánh giá kết quả chỉ nên được chia sẻ với những người có nhu cầu chính đáng để tìm hiểu. Những người này bao gồm các nhân viên tham gia giải thích kết quả đánh giá và ra quyết định tuyển dụng. Thông tin cá nhân không thể được phát hành cho các tổ chức, cá nhân khác mà không có sự đồng ý của ứng viên (người làm bài đánh giá)

nguồn: blog.profilesvietnam.com